Åpenhetsloven – dos and don’ts i 2024
Tilsynets gjennomgang sent i 2023 viser at mange foretak ikke er compliant med åpenhetsloven. Uansett må vurderinger og redegjørelser oppdateres i 2024. I denne artikkelen har vi samlet våre dos and don’ts for overholdelse av åpenhetsloven i 2024.
1. Omfattes virksomheten av loven?
Fra Forbrukertilsynets tilsyn høsten 2023 kan vi lese at en femtedel av foretakene som ble ansett rapporteringspliktige, ikke hadde publisert redegjørelser for aktsomhetsvurderingene. Det kan ligge flere årsaker bak dette, men en mulighet er at de aktuelle foretakene ikke har oppfattet at de er omfattet av loven. Har man vurdert at egen virksomhet ikke faller innenfor lovens anvendelsesområde, kan det derfor være grunn til å sjekke dette mot kriteriene i loven på nytt.
Lovens virkeområde:
- Lovens virkeområde defineres ut ifra tre kriterier: (i) større virksomheter med (ii) tilknytning til Norge som (iii) tilbyr varer eller tjenester.
- Større virksomheter (i) er virksomheter som enten omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider to av tre terskelverdier (salgsinntekt: 70 millioner kroner, balansesum: 35 millioner kroner, gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk). Morselskaper skal anses som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt konsolidert for mor- og datterselskap sett som en enhet. Videre gjelder en to-års regel jf. regnskapsloven § 1-6 som innebærer at det er nødvendig å vurdere terskelverdiene i lys av både det aktuelle og det foregående året.
- Når det gjelder tilknytningskravet til Norge (ii), så vil dette omfatte virksomheter hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge; samt virksomheter hjemmehørende i utlandet, men som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.
- I kriteriet om å tilby varer- og tjenester ligger dels et aktivitetskrav slik at rene passive virksomheter faller utenfor, og dels et innholdsmessig krav til at hovedaktiviteten relaterer seg til varer eller tjenester. I motsetning til størrelseskriteriet ovenfor, har Forbrukertilsynet uttalt at det ikke kan oppstilles tilsvarende konsolideringsregel for varer- og tjenester-kriteriet. Dette vil innebære at det enkelte konsernselskapet må oppfylle vilkåret for å omfattes. Holdepunktet er imidlertid problematisert i teorien.
Filialer og endringer på selskaps- og konsernnivå
For filialer av utenlandske foretak med virksomhet i Norge, vil det utenlandske foretaket være pliktsubjektet under åpenhetsloven. Rekkevidden av forpliktelsene vil i utgangspunktet være begrenset til filialens aktivitet.
Foretakene bør også være seg bevisst omstendigheter på selskaps- og konsernnivå som kan endre tidligere vurderinger av om hele eller deler virksomheten omfattes av loven eller ikke.
2. Nye aktsomhetsvurderinger
Åpenhetsloven er bygget rundt tre hovedpilarer: Plikten til å gjøre løpende aktsomhetsvurderinger, plikten til å publisere en redegjørelse for aktsomhetsvurderingen og plikten til å besvare informasjonsforespørsler fra allmennheten.
Aktsomhetsvurderingene som måtte påbegynnes allerede i 2022 består i en seks-trinns arbeidsmetode virksomheten skal implementere for å forankre, kartlegge, vurdere og forebygge negativ påvirkning i tråd med OECDs retningslinjer. Vurderingene skal være dynamiske, og utføres kontinuerlig. For 2024 er det slik at vi til dels har vi fått nye retningslinjer fra OECD å forholde oss til, og til dels har vi fått bedre føringer for utførelsen fra norske myndigheter. For mange vil det nok være slik at det som ble gjort i 2022 og 2023, derfor ikke vil holde mål i 2024.
Selv om åpenhetsloven etter sin ordlyd er begrenset til negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, har OECDs retningslinjer en lengre tematisk horisont. De oppdaterte retningslinjene fra OECD per 8. juni 2023 fremhever nettopp sammenhengen mellom negativ miljøpåvirkning og negativ påvirkning for mennesker. Dette innebærer at også sammenhengen mellom grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og andre prinsipper fra OECDs retningslinjer som eksempelvis miljøvern og korrupsjon, kan henge så tett sammen at aktsomhetsvurderingene under åpenhetsloven forutsetningsvis må favne bredere. I det kommende EU-regelverket CSDDD (the corporate sustainability due diligence directive) - EUs mer vidtrekkende svar på åpenhetsloven - ser vi også at miljøpåvirkning vektlegges.
I at aktsomhetsvurderingene er risikobaserte ligger et behov for den enkelte virksomheten til å legge en plan for gjennomføringen som i tilstrekkelig grad balanserer hva som må gjøres med hva som kan gjøres. Også her må aktørene i 2024 sørge for å ha et blikk på omstendigheter og endrede forhold ved virksomheten, typisk i leverandørkjeden og forretningsforbindelsene, som kan fordre nye tilpasninger i arbeidet som gjøres. En særskilt problemstilling vi erfarer et at det må avklares om det er nødvendig å trekke inn etterfølgende ledd – kundeporteføljen – i aktsomhetsvurderingene.
3. Mangelfulle redegjørelser?
Minimum innen 30. juni hvert år, skal aktørene publisere en redegjørelse for virksomhetens aktsomhetsvurderinger iht. lovbestemte innholdskrav. Redegjørelsen skal være lett tilgjengelig på virksomhetens nettside, og kan tas inn i foretakets årsberetning. I alle tilfeller må årsberetningen henvise til hvor redegjørelsen er publisert. I konsernforhold har Forbrukertilsynet gitt føringer for rekkevidden og omfanget av aktsomhetsvurderingene og redegjørelsesplikten, samt adgangen til å utarbeide en felles konsernredegjørelse gitt at visse vilkår er oppfylt.
Forbrukertilsynets undersøkelse høsten 2023 avdekket ikke bare at mange manglet publisert redegjørelse, men også at de som var publisert var mangelfulle. Av manglene som ble påpekt var
- Manglende omtale av avdekkede negative forhold.
- Manglende redegjørelse for iverksatte eller planlagte tiltak.
- Kun generell omtale av åpenhetsloven, uten dato, signatur eller angivelse av perioden man redegjør for.
- Uklar angivelse av hvilke virksomheter i konsern redegjørelsen er ment å dekke.
- Uspesifikk vurdering av risiko knyttet til ulike forretningsområder innenfor konsern.
- Arbeidet med aktsomhetsvurderingene så ut til å være løst ved å sende ut skjemaer, code of conduct eller lignende, uten at man jobbet videre med konkret risiko og tiltak.
Basert på erfaringene fra 2023 bør foretakene etter behov oppdatere redegjørelsen for foregående periode allerede nå, samt sørge for å overholde retningslinjene fra tilsynet i forbindelse med neste redegjørelsesperiode med frist 30. juni 2024.
4. Internasjonalt konsern?
Internasjonale virksomheter med tilknytning til Norge eller selskap etablert i Norge, vil ofte ha policyer på konsernnivå om overholdelse av menneskerettigheter og arbeidsvilkår. Mange land har også regelverk som ligner på åpenhetsloven, og loven må sees i lys av et utstrakt nasjonalt og internasjonalt fokus på hvilket ansvar de store virksomhetene har for å motvirke brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold. Det er likevel viktig å ta med seg at åpenhetsloven er et norsk initiativ som tolkes og praktiseres etter norsk lov og av norske myndigheter. Overholdelse av andre lands regelverk er ingen garanti for overholdelse av åpenhetsloven, og generelle policyer vil gjerne ikke tilfredsstille de konkrete krav som følger av loven.
Selv om åpenhetsloven må tolkes etter norsk rett som norsk særlovgivning og som gjeldende for virksomheter med tilknytning til Norge, vil koblingen til OECDs retningslinjer og grunnleggende menneskerettigheter gi en viss internasjonal koordinering. Den økende anerkjennelsen av næringslivets innflytelse og ansvar for menneskerettigheter og arbeidsforhold speiles i flere internasjonale initiativ de seneste tiårene, herunder FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter («UNGP») og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Allerede før åpenhetslovens tid hvilte en kommunisert forventning om at norske virksomheter innrettet seg deretter. Åpenhetsloven er basert på disse prinsippene og retningslinjene, selv om den er bygget ut med et sanksjonsregime. Dette innebærer at bak loven som i seg selv er noe sparsommelig utformet, henger et omfattende internasjonalt kildemessig bakteppe som kan få betydning for rettsanvendelsen. Dette gjør også at den internasjonale håndteringen blir enklere.
5. Fange opp informasjonsforespørsler?
Virksomhetene plikter videre å besvare informasjonsforespørsler fra enhver – det vil si allmennheten. Loven stiller krav til besvarelsens form- og innhold, frister, samt adgangen til å unntaksvis avslå slike forespørsler.
Forbrukertilsynet har publisert tre avgjørelser og vedtak – både fra tilsynet selv og Markedsrådet, relatert til behandlingen av informasjonskrav og avledet Forbrukertilsynets nedprioritering av klagesak. Ingen av klagerne har vunnet frem. Behandlingen viser imidlertid økende aktualitet rundt informasjonskrav, og aktørene bør sørge for et system og kontroll som sikrer at disse forespørslene fanges opp og håndteres i samsvar med lovens krav. Det må forventes flere informasjonsforespørsler i tiden som kommer, og kravene til besvarelse av disse vil være strengere nå enn da loven var helt ny.
6. Manglende overholdelse kan bli dyrt
Forbrukertilsynet er tilsynsmyndighet under loven og fører tilsyn med de norske aktørenes etterlevelse. Markedsrådet behandler klager på Forbrukertilsynets vedtak. Ved begge instanser kan manglende overholdelse av loven lede til sanksjonering i form av forbud og påbud, samt ileggelse tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Svak eller uteblitt overholdelse av lovens krav kan også medføre en renommerisiko. Det er derfor all grunn til å sette av nødvendig tid og ressurser for å sikre at virksomhetens plikter blir etterfulgt.
(Denne artikkelen ble opprinnelig skrevet i samarbeid med Eleonore Foss, som var ansatt hos oss på tidspunktet for publisering.)
Vi følger utviklingen knyttet til åpenhetsloven
Vi følger utvikling i åpenhetsloven regelverket rundt åpenhetsloven. Fra det siste året nevner vi
- På EU-nivå nådde Rådet og Europaparlamentet i desember provisorisk enighet om CSDDD – EUs mer vidtrekkende svar på åpenhetsloven. Direktivet vil i likhet med åpenhetsloven som utgangspunktet gjelde for foretak av en definert størrelse, men også mindre foretak innenfor gitte høyrisikosektorer vil omfattes. Tematisk favner også direktivet videre enn åpenhetsloven, blant annet når det gjelder miljøpåvirkning. Direktivet må godkjennes og vedtas av Rådet og Europaparlamentet før det kan tre i kraft i EU. I voteringen i Rådet 28. februar 2024 fikk ikke forslaget tilstrekkelig støtte, og fremtiden for direktivet er usikker.
- Forbrukertilsynet har i løpet av høsten 2023 gjennomført tilsyn med aktørenes overholdelse av redegjørelsesplikten. I den forbindelse har tilsynet oppsummert gjennomgående mangler som aktørene bør gjøre seg kjent med.
- OECD oppdaterte sine retningslinjer 8. juni 2023, og de oppdaterte retningslinjene må også legges til grunn av de norske aktørene. Blant endringene merker vi oss presiseringer i tilknytning til aktsomhetsvurderingene, fremhevingen av sammenhengen mellom negativ miljøpåvirkning og negativ påvirkning for mennesker, samt tydeliggjøring av forventninger for arbeidstakerrettigheter og anstendige arbeidsforhold.
- I februar 2023 ble det fastsatt en ny forskrift til blant annet åpenhetsloven, som fastsetter en øvre ramme for gebyr ved lovbrudd på inntil fire prosent av virksomhetens årsomsetning eller 25 millioner kroner - avhengig av hva som er høyest (utmålingsforskriften). Gebyrnivået har vakt reaksjoner fra næringslivet, blant annet i lys av at forskriften ble vedtatt på overtid og at høringsrunden i sin tid ble gjennomført før åpenhetslovens eksistens var et faktum. I høst ble det ikke helt overaskende gjennomført en ny høringsrunde, men hvor departementet til tross for kritikken tar til orde for at sagt utmålingsnivå skal opprettholdes. Høringsfristen var ute 05.10.2023, men det er pr. nå ikke gjort endringer i den øvre rammen for gebyrer etter utmålingsforskriften.
Trenger du hjelp med overholdelsen av åpenhetsloven?
Vi i Rime bistår klienter både i og utenfor finansbransjen med overholdelse av åpenhetsloven. Det dreier seg om riktig og oppdatert forståelse av kravene etter loven, gode rutiner og dokumentasjon, samt håndtering av den praktiske etterlevelsen av regelverket. Lovens pliktsystem er risikobasert og vi anerkjenner at et hovedpoeng for våre klienter er å planlegge for en tilstrekkelig og samtidig overkommelig strategi for etterfølgelsen. Dersom du har spørsmål til regelverket eller behov for bistand med overholdelse, er du velkommen til å ta kontakt med oss.
Alle artikler er underlagt våre copyright- og ansvarsbestemmelser, som kan leses her.
