Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for LEXOSLO Advokatfirma AS ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor. 

1    Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på våre nettsider

2    Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette innebærer at vi innhenter og behandler opplysninger om klientens identitet, herunder navn, adresse, fødselsnummer/organisasjonsnummer, samt relevant dokumentasjon som legitimasjon, firmaattest og annen nødvendig informasjon for å verifisere identiteten til klienten og eventuelle reelle rettighetshavere.

Videre kan vi samle inn opplysninger om formålet med oppdraget, kilder til midler involvert i transaksjonen, og annen informasjon som er relevant for å vurdere risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Opplysningene vil bli behandlet i samsvar med våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon, inkludert navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt annen relevant informasjon.

For privatkunder omfatter dette typisk:
•    Fullt navn
•    Fødselsdato eller fødselsnummer (dersom nødvendig)
•    Folkeregistrert adresse
•    Telefon- og e-postadresse

For virksomhetskunder omfatter dette typisk:
•    Firmanavn og organisasjonsnummer
•    Forretningsadresse og fakturaadresse
•    Navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse til kontaktperson(er)

Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Som ledd i vår faglige utvikling og for å sikre høy kvalitet i vår rådgivning, kan vi systematisere og gjenbruke kunnskap fra tidligere oppdrag i en anonymisert form. Dette innebærer at vi kan utarbeide interne juridiske veiledninger, maler og sammendrag av relevante rettslige problemstillinger.

For å ivareta konfidensialitet anonymiseres all informasjon som kan identifisere klienter eller spesifikke saker, med mindre det foreligger samtykke eller en rettslig forpliktelse som tillater annen behandling. Rutiner for anonymisering inkluderer fjerning av personopplysninger og sensitive opplysninger før informasjonen lagres i kunnskapsbaser.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Dette bidrar til å forbedre våre tjenester og sikre effektiv og korrekt juridisk bistand.

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i inntil 20 år etter at oppdraget er avsluttet, med mindre lengre oppbevaring er pålagt ved lov, avtalt med klienten, eller nødvendig for å ivareta rettslige forpliktelser, som å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Etter denne perioden slettes eller anonymiseres dokumentene, med mindre spesifikke forhold tilsier videre lagring, som for eksempel uavklarte rettslige tvister eller pålegg fra offentlige myndigheter. Dokumentene oppbevares i samsvar med våre interne rutiner for sikker lagring og informasjonssikkerhet.

Praksis knyttet til betrodde midler:
Betrodde midler oppbevares og forvaltes i samsvar med gjeldende regler for advokaters klientkonto. Dokumentasjon knyttet til slike midler oppbevares også i minst 10 år, i tråd med lovbestemte krav.

Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan oppstå spørsmål eller tvister der informasjonen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller e-post for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter vi løpende yter advokattjenester til, samt til andre som har bedt om å motta vårt nyhetsbrev. Innholdet i nyhetsbrevet er juridisk relevant og informativt, med fokus på regelendringer, faglige analyser og praktiske tips innen våre spesialområder. Mottakere kan enkelt melde seg av ved å bruke avmeldingslinken som er inkludert i hver utsendelse.

Den legitime interessen består i å informere våre eksisterende og tidligere klienter om relevante juridiske temaer, samt å holde dem oppdatert om våre tjenester og faglige aktiviteter. Dette bidrar til å styrke klientforholdet ved å gi verdifull og oppdatert informasjon som kan være nyttig for deres virksomhet eller personlige behov. Vi vurderer at denne interessen ikke overstiger den registrertes personvernrettigheter, da informasjonen er begrenset til juridiske oppdateringer og mottakeren når som helst kan trekke sitt samtykke.

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold, skjer markedsføringen i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

3    Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-, regnskaps-, og revisjonstjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Dersom vi bruker leverandører som befinner seg i land utenfor EU og EØS, sikrer vi overføringen av personopplysninger ved å benytte EUs standardavtaler for overføringer (Standard Contractual Clauses, SCC), som er godkjent av EU-kommisjonen. Ved overføringer til USA kan vi også benytte oss av EU-US Data Privacy Framework (DPF), forutsatt at leverandøren er sertifisert under dette rammeverket.
Dette sikrer at personopplysningene behandles i samsvar med gjeldende krav til personvern og datasikkerhet.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4    Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter i inntil 20 år fra oppdragets avslutning. Dokumentene oppbevares i et sikkert, digitalt arkiv med begrenset tilgang og nødvendige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger og fortrolig informasjon.

Etter 20 år slettes dokumentene med mindre videre lagring er pålagt ved lov, avtalt med klienten, eller nødvendig for å ivareta rettslige forpliktelser, som å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Behandlingsgrunnlaget for oppbevaring er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. 

5    Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn. 

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6    Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. 

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7    Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8    Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Sett inn kontaktinformasjon til firmaet: 

LEXOSLO Advokatfirma AS, attn. personvernombud
Haakon VIIs gate 6, 0161 Oslo
Postboks 1765, 0122 Oslo 
E-post: lexoslo@lexoslo.no
Telefon +47 22 75 25 00